KSeF w podmiotach leczniczych

***

Niedawno wielu przedsiębiorców – w tym liczne podmioty lecznicze – otrzymało automatyczną wiadomość z adresu powiadomienia.jpk@mf.gov.pl dotyczące wdrożenia Krajowego Systemu elektronicznych Faktur (KSeF). Jednak wdrożenie KSeF w podmiotach leczniczych jest wyzwaniem wciąż chyba bagatelizowanym. Choć komunikat nie zawierał nowych, rewolucyjnych informacji, to przypomniał o czymś, co w ochronie zdrowia bywa odkładane „na później”: terminy są znane i są blisko, a przygotowanie do KSeF w sektorze medycznym może być bardziej wymagające niż w wielu innych branżach.

Piątkowy komunikat Ministerstwa Finansów ponownie uświadomił przedsiębiorcom, że czas na realne przygotowania do Krajowego Systemu e-Faktur za chwilę się skończy. Podmioty lecznicze otrzymały te same ogólne informacje co reszta rynku, jednak ich sytuacja jest zdecydowanie bardziej skomplikowana, wieloźródłowa i podatna na ryzyka operacyjne.

Terminy KSeF

Komunikat MF wskazuje dawno już znane terminy obowiązkowego wdrożenia KSeF. W tym m.in., że:

• od 1 lutego 2026 r. – KSeF obowiązkowy dla firm z obrotem powyżej 200 mln zł (dotyczy części dużych sieci medycznych),
• od 1 kwietnia 2026 r. – powszechny obowiązek wystawiania faktur w KSeF,
• a odbiór faktur zakupowych w KSeF jest wymagany dla wszystkich już od 1 lutego 2026 r.

Warto to powtórzyć jasno: funkcjonowanie KSeF w podmiotach leczniczych zacznie się praktycznie 1 lutego 2026 r., bo od tego dnia trzeba już odbierać wszystkie faktury od dostawców. A w ochronie zdrowia mogą być ich setki, jeśli nie tysiące miesięcznie.

KSeF w podmiotach leczniczych – dlaczego wdrożenie będzie trudniejsze?

Podmioty lecznicze funkcjonują w środowisku, w którym:

• podatek VAT bywa marginalnym zagadnieniem (z racji na zwolnienie z VAT dla usług medycznych część podmiotów nie wykazuje żadnej sprzedaży opodatkowanej, dla wielu sprzedaż opodatkowana VAT jest na niskim poziomie),
• działa wiele systemów (HIS – Szpitalne Systemy Informatyczne, systemy rejestracji, moduły rozliczeń, ewidencje magazynowe),
• dokumenty generują różne komórki organizacyjne,
• dostawców jest bardzo dużo (leki, wyroby medyczne, usługi medyczne, wszelakie media, usługi serwisowe, outsourcing, itd.),
• finanse są zależne od NFZ, ubezpieczycieli oraz pacjentów prywatnych.

To sprawia, że wdrożenie KSeF w podmiotach leczniczych nie jest prostą integracją techniczną. To może być zmiana kultury pracy i obiegu dokumentów.

Typowe problemy, które placówki medyczne muszą przewidzieć

Treść wiadomości z KAS w sprawie KSeF

1. Ogromne wolumeny faktur zakupowych

Branża medyczna to masowe zakupy. KSeF w podmiotach leczniczych oznacza konieczność uporządkowania i przebudowania obiegu dokumentów przychodzących – także tych od dostawców leków i sprzętu.

2. KSeF w podmiotach leczniczych – bezpieczeństwo danych

Placówki medyczne przetwarzają duże ilości danych wrażliwych. Jest to powód dlaczego integracja z KSeF musi być oceniana również pod kątem cyberbezpieczeństwa i RODO.

3. Chaos prawny i informacyjny dot. KSeF

Last but not least – chaos prawny i informacyjny. Co prawda pojawiają się oficjalne wyjaśnienia i Q&A dotyczące KSeF, ale coraz powszechniejsze są narzekania na „płynność” ich treści i brak prawnych podstaw. Zresztą błędy dot. choćby terminów KSeF znalazłem na stronie jednej z organizacji samorządowych w poradniku skierowanym do grupy osób wykonującej zawód medyczny.

Co zrobić już teraz? Najważniejsze kroki dla branży medycznej

1. Testy integracji w trybie „pełna para”

Na spokojny audyt systemów pod kątem gotowości do KSeF jest już zwyczajnie za późno. Obecnie kluczowe jest uruchomienie realnych testów integracji KSeF z HIS, systemem księgowym i oprogramowaniem pomocniczym. Nie wystarczy wiedzieć, że „producent pracuje nad integracją”. W końcówce 2025 r. każdy duży podmiot leczniczy powinien już:

• testować wystawianie faktur w środowisku testowym KSeF,

• testować odbiór faktur zakupowych,

• weryfikować działanie różnych scenariuszy (korekty, duplikaty, błędy, dokumenty masowe),

• sprawdzać obciążenie systemów i ich stabilność.

Brak rozpoczętych testów na tym etapie oznacza poważne ryzyko operacyjne.

2. Uporządkowanie ról i procesów

Ustalenie kto wystawia faktury? Kto je odbiera i weryfikuje? W placówkach medycznych to zwykle nie jest jasne. A w KSeF musi być.

3. Dopracować harmonogram wdrożenia KSeF w podmiotach leczniczych na 2025/2026

Przełom 2025 i 2026 to ostatni moment na testy. I jednocześnie jest to najgorszy możliwy moment na intensywne wdrażanie KSeF, bo:

• trwa zamknięcie roku,

• zespoły finansowe są tradycyjnie przeciążone,

• ewentualne błędy mogą zaburzyć płynność działania całej placówki.

KSeF w podmiotach leczniczych to projekt strategiczny

KSeF nie jest kolejnym formularzem ani „techniczną nowinką”. W zasadzie każdej branży, w tym w branży medycznej, to zmiana, która obejdzie wszystkie działy – od recepcji po księgowość. Czy KSeF uda się wdrożyć w planowanych terminach? Niestety, tego nie wiem (obawiam się, że nie), ale KSeF musi być wdrożony wszędzie mniej więcej w tym samym czasie, żeby zachować sens tego rozwiązania. Dlatego prawdopodobnie nie będzie kolejnego odroczenia terminu jego wdrożenia. Szanse powstania chaosu w 2026 r. w związku z różnymi poziomami wdrożenia KSeF w poszczególnych branżach jest duże.