Home office i zakład podatkowy

W ostatnich latach praca zdalna stała się dla wielu firm oczywistością. Dotyczy to nie tylko polskich podmiotów, ale też grup międzynarodowych. Zagraniczne firmy na początku chcą mieć w Polsce pojedyncze osoby pracujące w terenie. Chodzi o takich pracowników jak handlowców, product managerów, inżynierów serwisu czy specjalistów ds. wsparcia klienta. W branży farmaceutycznej i wyrobów medycznych taki model bywa dość popularny. Pracownicy działają w terenie wykonując szkolenia u klientów czy serwis urządzeń. Do tego dochodzą: udział w targach, wizyty u dystrybutorów, aptek i placówek ochrony zdrowia. Niemniej często takie osoby jako bazę operacyjną traktują swój dom, czyli często korzystają z tzw. „home office”. Co home office i zakład podatkowy mają ze sobą wspólnego? To temat mojego nowego wpisu.

Home office i zakład podatkowy: fiskus lubi skróty

Problem zaczyna się wtedy, gdy taki pracownik działa dla zagranicznego podmiotu, który w Polsce nie ma siedziby. Pojawia się wtedy hasło: „zakład podatkowy” (czyli „permanent establishment”, PE). Po polsku brzmi niewinnie – „stała placówka”. W praktyce może jednak oznaczać obowiązek przypisania części przychodu tego zagranicznego podmiotu do polskiego zakładu. I, jak możesz się domyślić, obowiązek rozliczenia tego przychodu dla celów podatku CIT w Polsce. Dodatkowo, w tle często także pytania o VAT i ceny transferowe.

W jednej z prowadzonych przeze mnie spraw (był to duński podmiot) organ interpretacyjny uznał, że skoro pracownicy w Polsce korzystają z laptopa, telefonu i samochodu służbowego, a część pracy wykonują z domu lub z hoteli, to „musi” istnieć w Polsce stała placówka. Dodatkowo Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej próbował przypisać polskiemu pracownikowi kompetencje do zawierania umów. Mimo że w opisie sprawy wskazano jednoznacznie: umowy są podpisywane przez centralę za granicą. Co więcej, nikt w Polsce nie miał pełnomocnictw do zawierania umów w imieniu spółki.

Praca z domu na laptopie nie kreuje zakładu

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach w ustnym uzasadnieniu przychylił się do stanowiska spółki (wyrok z 25 lutego 2026 r., sygn. akt I SA/Gl 465/25). Tym samym uznał słuszność zarzutów materialnych i proceduralnych przedstawionych w naszej skardze. Podkreślił też znaczenie najnowszych, pozytywnych rozstrzygnięć w podobnych sprawach – zarówno WSA w Gliwicach, jak i Naczelnego Sądu Administracyjnego.

W praktyce sprowadza się to do dwóch punktów.

Po pierwsze, mieszkanie pracownika nie staje się automatycznie „placówką” przedsiębiorstwa zagranicznego. Dla powstania zakładu trzeba wykazać, że przedsiębiorstwo ma w Polsce miejsce „do dyspozycji” – czyli realnie może z niego korzystać jak ze swojego, ma nad nim pewien zakres kontroli, a miejsce ma element stałości. Sam fakt, że pracownik czasem pracuje z domu (bo tak mu wygodnie lub jest to logistycznie najprostsze) nie jest tym samym co utrzymywanie biura w Polsce.

Po drugie, zakład agencyjny (art. 5 ust. 5–6 UPO oraz koncepcja „principal role”) nie może być budowany na domniemaniach i dopisywaniu kompetencji pracownikowi. Jeżeli pracownik nie ma umocowania do zawierania umów, a decyzje są podejmowane i zatwierdzane przez centralę, organ nie może „przerobić” opisu sprawy i wyciągnąć wniosku, że ktoś „zwyczajowo wykonuje pełnomocnictwo”.

W tle istotne jest również linia orzecznicza NSA . Chodzi m.in. o wyrok z 19 lutego 2025 r. w podobnej „duńskiej” sprawie (II FSK 609/22). Akcentował on, że praca zdalna i przenośne narzędzia pracy nie tworzą automatycznie „placówki”, jeżeli brak jest miejsca do realnej dyspozycyj zagranicznego podmiotu. Krótko mówiąc home office i zakład podatkowy nie do końca idą ze sobą w parze.

Dlaczego to ważne dla farmacji i wyrobów medycznych

Sektor farmaceutyczny i wyrobów medycznych jest szczególnie narażony na praktyczne skutki sporów o zakład podatkowy. W tym segmencie zdarza mi się spotykać modele, w których:

• pracownicy są mobilni;

• część zadań ma charakter wsparcia (szkolenia, serwis, demonstracje, wsparcie merytoryczne),

• finalne decyzje i podpisy umów są scentralizowane w hubie regionalnym poza Polską,

• spółka nie chce utrzymywać w Polsce formalnej struktury (biura, oddziału), bo skala biznesu jest jeszcze w fazie rozwoju.

Wyrok WSA w Gliwicach potwierdza, że przy prawidłowym ułożeniu modelu operacyjnego i właściwej dokumentacji da się skutecznie bronić tezy o braku zakładu. Nawet jeśli w Polsce pracują 1–2 osoby i nawet jeśli część pracy wykonują z domu. Kluczowe są: realny brak biura „do dyspozycji” zagranicznego podmiotu oraz brak kontroli nad mieszkaniem pracownika. Istotna jest także mobilność pracownika oraz prawdziwy (a nie domniemany) zakres umocowań do zawierania umów.

Z perspektywy mojej praktyki to ważne również dlatego, że obsługuję nie tylko polskie podmioty z branży zdrowotnej, ale też firmy międzynarodowe. Te ostatniej wchodzą na polski rynek często bez struktury lokalnej, z niewielkim zespołem. Taki model jest efektywny biznesowo, ale wymaga świadomego zarządzania ryzykiem podatkowym. Spór o home office i zakład podatkowy jest tematem, w którym detale – i konsekwencja w opisie faktów – robią ogromną różnicę.

Na koniec standardowo: czekamy jeszcze na pisemne uzasadnienie wyroku. Organ może wnieść skargę kasacyjną do NSA – o tym dowiemy się w perspektywie kilku miesięcy. Już dziś jednak widać, że linia orzecznicza coraz wyraźniej odchodzi od podejścia „home office = zakład”. Tym samym sądy wracają do klasycznych kryteriów: dyspozycyjności miejsca, stałości oraz realnego umocowania.